Om de organisatie van de winterjaarmarkt in goede banen te leiden, is er een nauwe samenwerking tussen gemeente, politie, brandweer, Rode Kruis en het Sint-Elisabethziekenhuis Zottegem, om alle veiligheidsaspecten onder controle te houden. Bijkomend is er ook een partnerschap tussen gemeente, FAVV en dierenartsen om het dierenwelzijn te (doen) respecteren.

De samenwerking tussen deze partijen resulteert elk jaar in diverse reglementen:

Marktreglement
Politieverordening houdende ordemaatregelen in het kader van welzijn der dieren
Reglement interne orde vee- en paardenmarkt
Voorschriften tijdelijk publiek toegankelijke inrichtingen en meldingsformulier