Als je voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden toegang nodig hebt tot de niet-openbare akten van de burgerlijke stand, dan moet je voldoen aan volgende voorwaarden:
Toestemming
De aanvrager moet toestemming gekregen hebben van (in cascadesysteem):
- de betrokken persoon zelf
- de langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner indien de betrokken persoon overleden is of niet meer gezond van geest. Voor minderjarigen wordt de toestemming gegeven door de ouders of voogd.
- Tenminste één van de afstammelingen in de eerste graad indien de betrokken persoon overleden is en geen langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner heeft nagelaten of deze laatste niet meer gezond van geest is.
- Indien er geen afstammelingen in de eerste graad zijn, of deze niet gezond van geest zijn of overleden zijn, dan komt het aan het college van burgemeester en schepenen toe om te beslissen of de uittreksels of getuigschriften kunnen worden afgeleverd.
Als de aanvrager het adres niet kent van de persoon die de toestemming moet geven, kan de aanvrager een brief richten aan die persoon. Het bestuur zendt deze brief door aan de bestemmeling die zelf beslist om al dan niet in te gaan op het verzoek van de aanvrager. Het adres van de bestemmeling wordt door het bestuur niet meegedeeld aan de aanvrager.
De aanvraag
Een aanvraag moet de volgende elementen bevatten:
- de identificatiegegevens van de aanvrager:
- voor natuurlijke personen: naam, voornamen en rijksregisternummer of, bij gebrek daaraan, het nummer van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid
- voor rechtspersonen en ondernemingen: het ondernemingsnummer van de Kruispuntbank van Ondernemingen
- voor buitenlandse natuurlijke personen of rechtspersonen, die niet over een Belgisch identificatienummer beschikken: elk document dat, volgens het toepasselijk recht in het land van oorsprong van die natuurlijke persoon of rechtspersoon, de identificatie hiervan verzekert
- de vermelding van de akten waarop de aanvraag betrekking heeft
- een omstandige motivering en beschrijving van de genealogische doeleinden
- de verspreidingsmiddelen van de resultaten van de opzoeking
- de toestemming van alle personen op wie de akten betrekking hebben (of de personen die via de eerder beschreven cascade de toestemming moeten verlenen)
- de bevestiging van het feit dat de aanvrager zijn identiteit en contactgegevens, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4.7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, heeft meegedeeld aan de persoon die de toestemming moet geven.
Deze gegevens van de aanvraag mogen maximaal 5 jaar worden bewaard door het gemeentebestuur.
Openbare akten van de burgerlijke stand
Dit zijn de akten van overlijden van meer dan 50 jaar oud, de akten van huwelijk van meer dan 75 jaar oud en alle overige akten van meer dan 100 jaar oud.
Deze akten kan je opvragen bij de dienst burgerzaken, zonder toestemming en zonder motivering.
Wil je zelf opzoekingen doen? Maak een afspraak met de dienst burgerzaken.